Transformations numériques

Le développement des outils et applications numériques au sein des entreprises rend de plus en plus nécessaire la définition d’une véritable stratégie digitale intégrant la question de la place du numérique dans l’organisation du travail.

Qu’il s’agisse de moderniser l’image de l’entreprise, de développer les compétences des équipes, d’améliorer l’expérience de travail des salariés et le parcours client ou de faire face à des problématiques de recrutement, de fidélisation, ou d’attractivité, les bénéfices attendus d’une transformation digitale sont multiples.

Pour conduire ces transformations, la technicité seule ne saurait suffire.  C’est à partir de l’implication des salariés, de leurs activités réelles de travail et du partage collectif des besoins des communautés de travail que doit s’appuyer l’élaboration et la conduite d’un projet de transformation.

Ces projets de transformation constituent à chaque fois une opportunité pour questionner l’organisation, le management du système d’information, les relations sociales au travail, le contenu et le sens du travail comme autant de points de repères facilitant l’appropriation des solutions techniques par les salariés.

De ce point de vue, l’Aract Bretagne vous accompagne :

  • Pour identifier les freins et les leviers associés au numérique afin de se concentrer sur ce qui favorise ou empêche les transitions aux différentes étapes des projets numériques,

  • Pour expérimenter l’introduction des outils numériques et leurs incidences en termes de compétences métiers et de processus organisationnels,

  • Pour capitaliser sur les enseignements issus de la consolidation des analyses sectorielles ou de branche,

Pour sensibiliser et aider les différents acteurs (RH, OPCO, consultants, institutionnels) à intégrer les fondements d’une démarche de conduite de projet.

 

Accompagnement des changements : 3 points clés 

Garder la main sur son projet - accompagnement changement
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Structurer le projet pour répondre à ses besoins
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mobiliser les salarié.e.s dans le projet
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  • Garder la main sur son projet :Garder la main sur son projet est indispensable pour le mener à bien. Il s’agit pour l’entreprise de concevoir et piloter le projet dans lequel la transformation attendue répondra au mieux aux objectifs particuliers de l’entreprise. Quelques clés pour faire avancer le projet et en conserver la maîtrise.

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  • Structurer le projet pour répondre à ses besoins : ​​​​​​​Un projet est unique car il correspond à des besoins particuliers. Quelques clés pour questionner la manière dont le travail se fait réellement pour en tirer les besoins spécifiques qui serviront de repères à la conception du futur système de travail. 

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  • Mobiliser les salarié.e.s dans le projet : ​​​​​​​Quelques clés pour mieux concevoir et accompagner le changement par la participation des salarié.e.s pour enrichir le projet par l’expérience des travailleurs. 

 

Les actions de l'Aract

  • dans un service de soins à domicile

Le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) de cet EHPAD d’Ille et Vilaine est un service social et médico-social public qui assure, sur prescription médicale, aux personnes âgées de 60 ans et plus, malades ou dépendantes, des prestations de soins infirmiers sous forme de soins techniques ou de soins de base.

En 2017, le SSIAD avait 52 places, et 69 personnes accompagnées sur l’année. Cet établissement public couvre 4 territoires, 13 communes et collabore avec différents Services d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD).

En 2017, le SSIAD était composé de 14 salariées : 12 Aides-soignantes (AS), 1 Infirmière coordinatrice (IDEC) et 1 adjointe administrative partagée avec l’EHPAD.

Le SSIAD a contacté l’Aract Bretagne suite à la proposition de l’UNA Ille et Vilaine que l’Aract puisse animer une action collective destinée à accompagner l’introduction du numérique dans les services à la personne. C’est dans le cadre d’un projet de mise en place de la Télégestion que la Direction souhaitait être accompagnée.

La télégestion est un moyen pour optimiser les échanges d’informations entre le personnel administratif (au bureau) d’une structure et les intervenant.e.s aux domiciles. Cet outil implique :

  • L’informatisation des données (dossier patient, transmissions, tournées, planning, …) ;

  • La centralisation des données (1 logiciel « bureau » géré par l’IDEC) ;

  • L’accessibilité des données via l’application smartphone donné au AS ;

  • Le suivi d’activité via des indicateurs, notamment pour les financeurs.

L’introduction de cet outil numérique avait pour objectifs pour le SSIAD de :

  • Répondre à la demande de leur financeur (ARS)

  • Avoir les bonnes infos, à jour, au même endroit et disponibles partout (gagner du temps et éviter les erreurs)

  • Innover et se professionnaliser pour rester crédible/concurrentiel par rapport au secteur privé

  • Sécuriser les transmissions d’informations sur les patients et ainsi préparer le passage en Services Polyvalents d’Aide et de Soins à Domicile (SPASAD) qui impose une coordination entre différents professionnels

De plus, la Direction de l’EHPAD, récemment en place, souhaitait impulser une dynamique de projet concerté et participatif.

L’accompagnement reposait sur la mobilisation de 2 instances : le groupe projet, constitué d’acteurs de la direction et du personnel et des encadrants et le groupe de travail, constitué de l’IDEC et d’AS volontaires.

Au démarrage de l’accompagnement, le SSIAD était en train de valider son choix de prestataire de télégestion. Dans la première phase d’accompagnement, pour ne pas centrer le projet uniquement sur l’outil numérique, le groupe a partagé et formalisé les objectifs du projet télégestion pour la structure. En complément, un travail de ciblage des situations de travail qui allaient être transformées par la télégestion a été réalisé. L’objectif était d’identifier pour ces situations, les éléments à préserver dans le fonctionnement actuel et les éléments qui pourraient être améliorés dans le cadre du passage à la télégestion. Ce travail a permis à la Direction du SSIAD, d’ajuster le cahier des charges du projet et de finaliser le choix du prestataire de la solution de télégestion.

Dans la seconde phase de travail, le groupe projet a missionné un groupe de travail pour co-concevoir le fonctionnement futur, avec l’outil télégestion sur quelques situations prioritaires : la régulation des absences d’AS le matin à la prise de poste, le déroulement d’une intervention « type » de l’entrée au domicile du patient à la sortie et la gestion des aléas pendant une tournée (demande d’aide d’une collègue, absence du patient, demandes d’actes non prévus dans le plan d’aide, …)

L’objectif du groupe de travail était d’imaginer, en fonction des objectifs visés et des contraintes existantes (contraintes de l’outil télégestion choisit, d’organisation interne, de moyens disponibles, de réglementation, etc.), la façon dont les choses pourraient se déroulées de manière réaliste, demain, avec la télégestion. L’idée était de simuler ces situations avec la télégestion, sur la base d’une situation déjà vécue et en imaginant la « meilleure » façon de procéder, les ajustements techniques à prévoir, les moyens supplémentaires à envisager, les changements de pratiques et d’organisation à prévoir, etc.

La dernière phase de travail a consisté à mettre en place la télégestion avec un travail d’évaluation, par le groupe projet. Les participants ont défini les indicateurs à évaluer pendant le déploiement en matière de qualité de prise en charge, d’organisation collective de travail, de bien-être et de santé des salarié.e.s. Ces indicateurs ont été suivis sur le terrain durant la phase de déploiement et ont permis au groupe projet d’évaluer l’atteinte des objectifs du projet et d’ajuster les moyens et l’organisation en place, tout en faisant remonter les besoins techniques au prestataire de la solution.

Concernant l’accompagnement et les méthodes mises en place au cours du projet, l’IDEC a ressentie une vraie implication des AS dans le projet : « cela a créé de la motivation chez les AS et une envie d’avancer, d’aller plus loin dans le projet ». L’accompagnement lui a permis de prendre conscience de l’importance du pilotage d’un projet : « Maintenant, je me dis qu’on va réfléchir avant. Ca m'oblige à voir les choses autrement, à prendre du recul avant de faire changer les choses », « Ça donne envie d'aller plus dans la méthode projet, prendre le temps de se poser, prendre du recul »

Pour le management du SSIAD, cet accompagnement a eu plusieurs impacts : soutien dans le pilotage du projet et la mise en œuvre opérationnelle, accompagnement dans la mobilisation de l’équipe et appui dans la relation au prestataire.

Le projet et la méthodologie proposée ont permis à l’IDEC de se sentir moins isolée du terrain et d’avoir une vue d’ensemble des réalités de l’activité. Ce projet a conforté le collectif et la relation managériale.

 

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